Klantcase: Het verbeteren van overzicht en prioriteiten bij Jeugdbescherming west
Veel organisaties worstelen met een gebrek aan overzicht en het niet kunnen afronden van projecten en programma’s. In deze klantcase bespreken we hoe we de afdeling ICT van Jeugdbescherming west hebben geholpen om grip te krijgen op hun werklast en prioriteiten te stellen.
De uitdaging
De medewerkers van de afdeling ICT liepen vast door een gebrek aan overzicht, wat ervoor zorgde dat de teams niet meer goed wisten welke taken er lagen. Zonder dit overzicht konden ze moeilijk prioriteren, wat leidde tot het werken aan vele zaken tegelijk en uiteindelijk een gebrek aan focus. Ze werden dagelijks overspoeld met operationele taken en ad-hoc verzoeken, waardoor er weinig ruimte overbleef voor strategische planning en het afronden van projecten. Dit patroon van reageren op ad-hoc zaken is herkenbaar voor veel organisaties en zorgt vaak voor een constante staat van brandjes blussen. Dit voorkomt dat teams structurele verbeteringen kunnen doorvoeren of belangrijke projecten afronden. Zonder een goede werkwijze om overzicht te houden en prioriteiten te stellen, blijven veel organisaties vastzitten in een vicieuze cirkel van ad-hoc werk en inefficiëntie.
Dit is een veelvoorkomend probleem: te veel ballen in de lucht houden en geen duidelijke prioriteiten stellen. Bij Jeugdbescherming west hadden ze behoefte aan een werkwijze om beter te beslissen welke taken belangrijk zijn en hoe ze hun werk efficiënter konden organiseren.
De resultaten
Om een eerste volgende stap te zetten in hun groei naar meer overzicht hebben we een op maat workshop gefaciliteerd. Na de eerste workshop gingen de deelnemers geïnspireerd naar huis met een helder overzicht van welke taken ze gingen stoppen en waarmee ze wilden starten. Tijdens de tweede workshop merkten ze echter op dat hun to-do-lijst na de workshop aanzienlijk was gegroeid, zonder dat er taken waren geëlimineerd. Dit bracht hen een belangrijk inzicht: om effectief te veranderen, moet je niet alleen nieuwe gewoontes aanleren, maar ook oude gewoontes afleren.
Veel teams en afdelingen willen nieuwe initiatieven starten, maar vergeten oude gewoontes los te laten of taken af te ronden. Ons advies: als je aan iets nieuws begint, kijk dan zeker ook naar wat je kunt stoppen. Dit creëert ruimte voor echte verandering en voorkomt dat je vastloopt in een eindeloze to-do-lijst.
De aanpak
Onze aanpak combineerde theorie en praktijk. We begonnen met het uitleggen van methoden zoals Kanban en de Eisenhower-matrix als eerste aanzet om prioriteiten te stellen. Met Kanban maakten we hun werkprocessen visueel, waardoor ze direct inzicht kregen in wat er moest gebeuren. Door grote taken op te splitsen in kleinere stappen, kunnen ze deze sneller afronden en wordt de werklast overzichtelijker. Ook zorgt deze werkwijze ervoor dat er snel teruggekoppeld kan worden naar de interne klant, wat helpt om flexibel in te spelen op veranderende klantwensen en onnodige aanpassingen te voorkomen.
Het gebruiken van de Eisenhower-matrix helpt bij het stellen van prioriteiten . Hiermee kunnen ze beter beslissen welke taken de meeste impact hebben en welke ze kunnen laten liggen. Het resultaat is meer transparantie en een efficiëntere werkstructuur, waardoor het team minder wordt overweldigd.
Afbeelding: De Eisenhower matrix
Vervolg
Dankzij de workshops heeft Jeugdbescherming west de eerste stap gezet naar een nieuwe werkwijze waarmee ze beter overzicht houden en hun werk efficiënter kunnen organiseren. Het team werkt hun Kanban board steeds beter uit.
Daarnaast voeren ze nu ook gesprekken over hoe zij hun grote projecten kunnen op delen in kleinere, behapbare stappen en zo prioriteiten te stellen. Zodat de cruciale taken eerst worden gedaan voor hun hoofddoel: ervoor zorgen dat kinderen veilig kunnen opgroeien.
Over zes weken komen de trainer en het team weer samen. De focus is dan: Een moment waarin mensen hun vragen kunnen stellen op locatie bij hun board over zaken waarin ze in de praktijk tegenaan zijn gelopen.
Heb jij ook te maken met een gebrek aan overzicht of prioriteiten? Wij helpen je graag om structuur en overzicht te brengen, zodat je team zich kan richten op wat echt belangrijk is. Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen ondersteunen.
