In veel organisaties is het strategisch Portfoliomanagement de ontbrekende schakel tussen ambitie en realisatie. Terwijl strategieën klinkend worden geformuleerd, stranden initiatieven vaak in een wirwar van projecten zonder richting, prioritering of impact. Portfoliomanagement zou hier structuur en sturing in moeten bieden, maar blijkt in de praktijk zelden goed ingericht. 

Leiderschap in Portfoliomanagement  

Het inrichten en laten functioneren van Portfoliomanagement laten organisaties veelal over aan Portfoliomanagers. Op zich niets mis mee, maar daar ontstaat wel mogelijk een risico op eigenaarschap. Portfoliomanagers zijn veelal experts op het proces en de governance. Zij dragen zorg voor een optimale structuur binnen de context van hun organisatie. Dit draagt bij aan duidelijkheid en een goede flow van idee tot realisatie.  

Tegelijkertijd zien we dat een duidelijk proces vaak niet voldoende is. Veel elementen van Portfoliomanagement zijn erg lastig te implementeren. Zoals besluitvorming en data gedreven sturen. Deze onderdelen vragen veel informatie en deze informatie komt vanuit allerlei ondersteunende rollen in een organisatie. Zoals een Business Owner, Architect, Controller, Teams enz. enz. Om de gevraagde informatie op niveau te laten komen is er, naast bekendheid van het proces, gedrag nodig dat actoren instappen op de purpose van Portfoliomanagement.  

De purpose van Portfoliomanagement:  “waardecreatie voor de organisatie als geheel” 

Directie en management is verantwoordelijk voor het creëren van maximale waarde en zeker dat zij integraal de organisatie besturen. Hiermee geven zij richting aan de prioriteiten van de organisatie en daarmee de veranderinitiatieven die nodig zijn om die maximale waarde te realiseren.  

Belangrijke insteek is vanuit een duidelijk proces, maximaal leiderschap te laten zien. Dit gaat niet vanzelf. We moeten de bestuurders van de organisatie actief betrekken om zo hun rol goed te kunnen invullen en hun verantwoordelijkheid te kunnen nemen.  

Om daar te komen, kiezen we een veranderaanpak met de focus op het ontwikkelen van leiderschap boven het maximaal beschrijven van de processen. Hiervoor kiezen we om eerst een klein beetje het proces te beschrijven om vervolgens te toetsen of het opgestelde proces ook daadwerkelijk toegepast wordt binnen de context en cultuur van een organisatie. Vanuit het gehele palet van Portfoliomanagement is het, Epic Portfolio Flow, proces van idee richting realisatie een bewezen insteek om snel het gedrag te toetsen zonder een zware governance te beschrijven.  

Epic Portfolio Flow  

Focus op het leiderschap op de fasen van de Epic Portfolio Flow. Hoe strak sturen we op de input en de fasen van het portfolio? 

Het bovenstaande proces is vele malen complexer dan weergegeven.  Verander technisch is onze insteek om eerst te toetsen of bestuurders instappen op het minimale proces. Per fase stellen we een aantal reflectievragen zoals hieronder weergegeven. Deze vragen zijn natuurlijk context afhankelijk, maar wel een goed begin. 

Zoals hierboven aangegeven, kan je als bestuurder in elke fase een controle vraag stellen die redelijk snel inzicht geeft in de impact van het veranderinitiatief. De intentie is om snel te leren wat de impact is op de rol van bestuurders en wat zij nodig hebben om een besluit te nemen. Vooral de focus leggen op wij zij nodig hebben, geeft de ondersteuners van het Portfoliomanagement ook zicht op welke aanvullende stappen er gezet moeten worden.  Bijkomend voordeel is dat zichtbaar is of en hoe bestuurders instappen. Stel dat ze bepaalde stappen niet nodig vinden of het moeilijk vinden om echt in te stappen, geeft het je de ruimte om het proces aan te passen zonder dat je echt opnieuw moet beginnen. Voor bestuurders is het voordeel dat zij, met een minimaal proces, ook nog niet alle kennis moeten hebben van “alle” processen en governance. Lijkt me een win/win voor iedereen! 

Tot slot 

Portfoliomanagement is geen proces of systeem, het is een manier van denken en sturen. Het vraagt om leiderschap dat keuzes durft te maken, eigenaarschap dat doorleefd wordt, en gedrag dat gericht is op waardecreatie voor de organisatie als geheel. 

Bij Trivorto begeleiden we organisaties bij het ontwerpen én realiseren van Portfoliomanagement als krachtig veranderinstrument, met strategie en gedrag als fundament. 

Nieuwsgierig wat dit voor jouw organisatie kan betekenen?
We gaan graag met je in gesprek. Of je nu aan het begin staat van Portfoliomanagement, een impuls zoekt in leiderschap of wilt toetsen hoe je huidige proces aansluit bij jullie strategie en cultuur, wij helpen je verder. Neem contact met ons op via claudia@trivorto.com of 06-46056453. Of laat hieronder je gegevens achter en wij nemen contact met jou op. 

Samen brengen we strategie in beweging!