Gaat jouw organisatie door een grote verandering? Dan helpt portfoliomanagement bij het prioriteren van initiatieven en projecten, zodat de transformatie soepel(er) kan verlopen. Maar een succesvolle transformatie vereist meer dan alleen een aantal geïsoleerde projecten. Het vraagt om een Agile vorm van portfoliomanagement: Lean Portfolio Management (LPM).
In dit artikel bespreken we de rol van LPM tijdens transformaties en bekijken we hoe dit bijdraagt aan het vergroten van de flexibiliteit en wendbaarheid van organisaties.
Lees ook: Voegt het woord ‘Lean’ in Lean Portfolio Management iets toe?
Wat is portfoliomanagement?
Portfoliomanagement verbindt de uitvoering aan de strategie van de organisatie. Er zijn altijd meer ambities dan teams of afdelingen kunnen realiseren. Hiervoor is het belangrijk dat organisaties de uitvoering helpt met richting geven en keuzes maken. Dit komt neer op het creëren, prioriteren, optimaliseren en beheren van een lijst van initiatieven of projecten. Een organisatie wil misschien een nieuwe manier van werken, zoals Agile, adopteren en vele nieuwe ideeen en verbeteringen realiseren voor hun klanten. .
Portfoliomanagement zorgt ervoor dat er prioriteiten worden gesteld. Welke taken of projecten zijn het belangrijkst? Welke middelen alloceren we aan welke projecten?
De bovenstaande rol van Portfoliomanagement blijft heel belangrijk. De uitdaging die we steeds meer zien is dat keuze maken en prioriteren door de Portfoliomanager niet meer voldoende is. Dit vraagt ook dat de rol van Portfoliomanagement aan verandering toe is en dit heeft de nodige impact op de omgeving.
De rol van Lean Portfolio Management bij transformaties
Wat we vaak in de praktijk zien, is een disconnect tussen het operationele en het strategische niveau. Tussen IT en business. Vaak werken de IT-teams al volgens een Agile werkmethode en het strategisch niveau niet.
Het management kan te veel vragen van de IT-teams, waardoor projecten vertraging oplopen, de werkdruk toeneemt, de communicatie verslechtert en het vertrouwen afneemt – aan beide kanten.
Op operationeel niveau kunnen beslissingen worden gemaakt die niet bijdragen aan de strategische doelstellingen. Er wordt bijvoorbeeld prioriteit gegeven aan de verkeerde projecten of taken, omdat de teams niet op de hoogte zijn van de strategische doelstellingen.
Om dit soort blokkades te voorkomen, is het belangrijk om beide niveaus dichter bij elkaar te brengen. Lean Portfolio Management is gericht op het integreren van het operationele en strategische niveau. Hoe we dat in het algemeen doen? Dat bespreken we nu.
Lees ook: Modellen voor verandermanagement: vergelijking van de big 5
Principes van Lean portfoliomanagement
Bij Lean Portfolio Management focussen we niet zozeer op de projecten, maar meer op de producten en diensten; we sluiten strategie en operatie op elkaar aan. We focussen op de klant en op het efficiënt creëren van een werkbaar product dat voldoet aan de kernbehoeften van de doelgroep (Minimal Viable Products).
Daarnaast werken we met iteratieve cycli van bouwen, meten en leren (en aanpassen). Door vroeg feedback (van klanten, medewerkers, leidinggevenden) te verzamelen, verminderen we het risico van falen.
Deze manier van werken moedigt heel de organisatie aan om wendbaarder te zijn en snel aanpassingen aan te brengen op basis van data (datagedreven besluitvorming).
Lean portfoliomanagement is dus over het algemeen flexibeler dan traditioneel portfoliomanagement. Daarnaast vraagt het ook dat organisaties de financiële sturing hierop aanpassen, zoals Lean Business Cases, Financiering van Teams en Benefit tracking.
- Het is meer gericht op het snel aanpassen aan veranderingen.
- In plaats van een lineaire benadering wordt er gebruik gemaakt van een iteratieve en continue optimalisatiestrategie.
- We werken met kortere cycli, zodat we sneller kunnen reageren op veranderende marktomstandigheden.
- Lean portfoliomanagement is bedoeld om goed samen te werken met Agile. Traditioneel portfoliomanagement is vaak meer gericht op vaste plannen en stappen, zoals bij de Watervalmethode.
- Er ligt meer nadruk op sneller klantwaarde realiseren dan op het proces (in tegenstelling tot traditioneel portfoliomanagement).
5 tips voor succesvol Lean Portfolio Management tijdens transformaties
1. Focus op waardecreatie
Wat zijn de projecten of initiatieven die de meeste waarde toevoegen aan de doelstellingen van de organisatie? Deze verdienen prioriteit en dit moet worden gecommuniceerd binnen heel de organisatie. Activiteiten die geen meerwaarde leveren aan de klanten, mogen worden geëlimineerd.
Levert een investering in digitale klantenservice (zoals chatbots) meer waarde op dan het handhaven van verouderde communicatiemethoden (zoals telefonie)? Durf dan te kiezen. Wees niet bang om iets te laten gaan dat minder goed werkt of te weinig impact maakt
2. Betrek alle belangrijke belanghebbenden
Zorg voor constante betrokkenheid van belangrijke belanghebbenden. Speel in op hun behoeften en zorg ervoor dat het portfolio is afgestemd op de bredere bedrijfsstrategie. Dit betekent ook dat medewerkers een rol spelen in het keuzeproces.
Organiseer bijvoorbeeld feedbacksessies met leidinggevenden en medewerkers (die over de klantdata en marktgegevens beschikken) om ervoor te zorgen dat het portfolio aansluit op de snel veranderende marktdynamiek.
3. Implementeer Agile op alle niveaus van de organisatie
Het liefst maken we heel de organisatie zo snel mogelijk wendbaar of Agile. Een transformatie is daar vaak een uitgelezen kans voor (als het niet al het doel is). Laat portfoliomanagers bijvoorbeeld deze Scrum-technieken gebruiken:
- Gebruik een Product Backlog om de meest waardevolle initiatieven te identificeren en prioriteren op basis van strategische doelen en klantwaarde, risico reductie of het testen van een kans.Houd regelmatig sprint planning sessies en reviews om de voortgang van initiatieven te bespreken, problemen aan te pakken en aanpassingen aan te brengen.
- Implementeer Kanban-systemen om de voortgang van activiteiten visueel te volgen, van idee tot implementatie. Zo kun je knelpunten sneller identificeren.
- Maak gebruik van releaseplanning om gezamenlijke doelen te stellen en werk in incrementele stappen op te leveren.
- Implementeer “Scrum of scrums”om de communicatie tussen verschillende teams te optimaliseren.
Houd regelmatig retrospectives om lessen te leren, successen te vieren en processen te verbeteren. - Gebruik risicosprints om potentiële risico’s te identificeren, te beoordelen en mitigerende maatregelen te nemen.
Stel cross-functionele teams samen die de volledige levenscyclus van een initiatief kunnen beheren, van idee tot implementatie. - Werk in korte iteraties, blijf analyseren en leer voortdurend van de uitvoering.
4. Voer regelmatig capaciteitsplanning uit
Door regelmatig capaciteitsplanning uit te voeren, zorg je ervoor dat beschikbare capaciteit optimaal wordt benut. Dit voorkomt ook dat het portfolio afwijkt van de organisatiedoelen (budget, mankracht, etc.).
Laat je Scrum-teams bijvoorbeeld een inschatting maken van de capaciteit voor de komende sprint: uren voor ontwikkeling, testen, beschikbaar kapitaal, mankracht, etc.
Tijdens de dagelijkse stand-ups identificeren de teams eventuele obstakels die de capaciteitsplanning kunnen beïnvloeden. Als er obstakels zijn, kijk dan wat voor aanpassingen je kunt toepassen om het proces soepeler te laten verlopen.
5. Maak gebruik van datagedreven besluitvorming
Datagedreven besluitvorming betekent beslissingen maken op basis van concrete gegevens. Deze gegevens worden verzameld via feedback van verschillende bronnen, zoals processen, medewerkers, klanten en de financiele impact
Feedback van klanten is bijvoorbeeld enorm waardevol, omdat het inzicht biedt in hun ervaringen met een product. Werkt iets niet lekker of lopen klanten tegen dezelfde problemen aan? Dan kan het product daarop snel worden aangepast – mits er regelmatig feedback wordt ingewonnen en gedeeld.
Het gebruik van data helpt om objectieve beslissingen te nemen op basis van feitelijke informatie in plaats van op aannames, meningen, ideeën of doelstellingen.
Datagedreven besluitvorming bevordert bovendien een klantgerichte aanpak. Door klantgegevens te analyseren, kunnen organisaties beter begrijpen wat klanten nodig hebben en verlangen, wat cruciaal is voor het vormgeven van een portfolio dat waarde toevoegt.
Meer advies over Lean Portfolio Management en transformaties?
Het implementeren van Lean Portfoliomanagement vraagt naast nieuwe processes ook ander gedrag van rollen. Hiervoor maakt Trivorto een aanpak op maat om organisaties te begeleiden op hun reis.
De ervaren consultants en verandermanagers van Trivorto staan klaar om jouw organisatie te begeleiden bij diverse transformaties. Wil je vrijblijvend sparren over het wendbaarder maken van jouw organisatie? Neem contact met ons op voor meer informatie.